Каким сотрудникам доверить автоматизацию бизнес-процессов, внедрение 1C или разработку сайта компании?
Небольшой материал, который позволит вам и вашей компании начать эффективно внедрять и применять технологии в своей работе исключив самую простую, но, как выяснилось, не самую очевидную ошибку в процессе автоматизации бизнеса и продаж.
Под «автоматизацией» в данном материале стоит понимать вообще любое программное решение, которое нацелено на упрощение работы сотрудников, контроль, экономию средств и увеличение продаж — интернет-магазин, b2b-портал, 1С, системы учета, CRM, BPM, ERP, калькуляцию, ПО для производства и склада, парсинг данных и т.д., на самом деле данный список можно продолжать практически бесконечно, но причина «неэффективности», как правило, одна на всех.
Из названия понятно, что основная проблема, по которой компания, не эффективно выбирает, внедряет и применяет технологии, не получая от них абсолютно ни никакого результата — ЭТО ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ПОДБОР И ВНЕДРЕНИЕ РЕШЕНИЙ СОТРУДНИКИ НА СТОРОНЕ КОМПАНИИ.
Практика показывает, что в большинстве случаев, вопросы автоматизации и онлайн-продаж передаются непрофильным специалистам компаний и чаще всего в IT-отдел или секретариат.
Скорее всего у читателей нашего материала уже появился вопрос, почему айтишник не профильный специалист для внедрения технологий?
Как правило, айтишник отвечает за поддержание внутренней IT-инфраструктуры компании и редко когда является специалистом в области продаж, коммерции и автоматизации. Технически, айтишник может подобрать и развернуть какое-то решение на сервере и предположить сценарий его работы, но именно такие неточности и делают любую технологию не эффективной.
Если рассмотреть работы под эгидой секретариата, то чаще всего это связано с сайтами или 1С, но, как правило, это поверхностные запросы без понимания стоимости, сроков и целей, которые приводят компанию к дополнительным доработкам.
Именно назначение непрофильных специалистов отвечать за процесс подбора и контроль внедрения технологий в компанию приводит к самым неэффективным вариантам проекта.
СОПРОВОЖДАТЬ ПОДБОР ТЕХНОЛОГИЙ, РАЗРАБОТКУ И ВНЕДРЕНИЕ, ВЗАИМОДЕЙСТВОВАТЬ С РАЗРАБОТЧИКОМ И ФОРМИРОВАТЬ ФЗ, ДОЛЖНЫ ТОЛЬКО ТЕ СОТРУДНИКИ, КОТОРЫЕ МАКСИМАЛЬНО ЗАИНТЕРЕСОВАНЫ В РЕЗУЛЬТАТЕ, РАЗБИРАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ И ЛИЧНО ПЛАНИРУЮТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГОТОВОГО ПРОДУКТА.
Поэтому, для компании критически важно в каждый проект собирать группу из профильных специалистов, которые детально понимают задачу, результат и специфику будущего решения.
Возможные проблемы, при разработке и внедрении программных решений сотрудниками из непрофильных департаментов:
- непонимание задач и целей разработки / внедрения;
- непонимание специфики департамента и внутренних процессов;
- непонимание фактического результата и преимущества;
- непонимание коммерческой составляющей;
- непонимание технологий, источников данных и зависимостей проекта;
- непонимание итоговой стоимости и сроков разработки проекта;
- нежелание сотрудников использовать недоработанное решение;
- постоянные инвестиции в переработку и адаптацию проекта;
- смещение сроков разработки;
- подбор некачественных и нефункциональных аналогов;
- внедрение неактуальных редакций и версий продукта;
- проблема развития и поддержки программных решений.
Приведем несколько примеров для того, чтобы разобраться кому поручить разработку тех или иных программных решений в компании.
Для того, чтобы правильно сформировать команду ответственных сотрудников, руководителю необходимо понять цель внедрения и ожидаемый результат.
Разработка корпоративного сайта
Если говорить о корпоративном сайте, то он решает сразу несколько задач компании, связанных с имиджем, репутацией, рекламой, развитием и информированием потенциального клиента по структуре и услугам.
Корпоративный сайт — это серьезный инструмент рекламы и коммуникации.
Для контроля и сопровождения разработки корпоративного сайта лучше всего подходят руководители и сотрудники отделов развития, рекламы и маркетинга, т.к. развитие, коммуникация и реклама основной профиль вышеперечисленных специалистов, они понимают цели и задачи данной разработки.
А вот передача разработки корпоративного сайта в IT-отдел или секретариат обычно заканчивается подбором недорогих готовых решений, которые не отвечают ни планам компании, ни стандартам рынка, ни запросам потенциального клиента.
Разработка сайтов | Поддержка сайтов
Разработка интернет-магазина и B2B-портала
Несмотря на то, что интернет-магазина или B2B-портал также можно отнести к корпоративным сайтам, на них, как правило, присутствует серьезный функционал, связанный с оплатой, складским учетом, техническим заданием на производство, доставкой, бронированием, подготовкой документации и многим другим.
Ошибки или несогласованная работа данного функционала могут приводить к серьезным коммерческим последствиям, сбоям в учете, производстве и конфликтам с клиентами.
Поэтому, в проект разработки интернет-магазина или b2b-портала для вашей компании необходимо включить специалистов ответственных за развитие компании, маркетинг, рекламу, продажи, логистику, склад, учетные системы и бухгалтерию.
Разработка интернет-магазина и b2b-портала чаще всего происходит под управлением отдела развития, продаж и маркетинга, совместно, с IT-компанией.
Предварительное функциональное задание и задачи проекта должны быть понятны всем сотрудникам из перечисленных выше департаментов.
Но если рассматривать внедрение того же би-ту-би-портала силами непрофильных специалистов компании, не участвующих во всех необходимых коммерческих процессах, то внедрение и доработка b2b-системы может не только затянуться, но и привести к непрогнозируемому результату для заказчика.
Разработка CRM
При подготовке проекта на разработку CRM необходимо составить ФЗ и определить будет ли планируемое решение использоваться только для отдела продаж или «CRM» это собирательное название системы для внутрикорпоративной коммуникации сотрудников.
Для разработки CRM-системы вам потребуются руководители и сотрудники отдела продаж, развития и маркетинга.
Разработка и внедрение CRM-систем
Автоматизация расчета / разработка калькуляторов
Если говорить о системах расчета, то условно их можно разделить на 2 основные группы – простые и сложные.
Простые системы расчета представляют из себя небольшие калькуляторы на основе каких-то математических формул, функционал которых располагается прямо на сайте или в CRM-системе.
Для разработки и внедрения подобных калькуляторов заказчику нужно определить сотрудника, который понимает математику расчета и может передать ее разработчику, обычно это специалисты отдела продаж или маркетинга.
Сложные системы расчета — это многокомпонентные программные продукты, которые могут иметь ряд зависимостей от многих внешних систем — 1С, учетные системы и калькуляторы партнеров, данные поставщиков, производство, оборудование, склад и т.д.
Для реализации сложных систем расчета мы рекомендуем включать в проект сотрудника департамента, для которого планируется разработка, а также, специалистов по учетным системам, производству и т.д.
Если система расчета затрагивает какие-то процессы компании, то в группу должны входить представители отделов, работающих с этими процессами.
Разработка систем расчета и калькуляторов
Внедрение 1С
Чаще всего, компания не может самостоятельно спланировать процесс внедрения 1С, т.к. существует большое количество условий для выбора той или иной редакции.
Для корректного подбора и внедрения 1С в компанию необходимо проконсультироваться с IT-компанией VIMS Com.
Для того, чтобы правильно внедрить 1С необходимо определиться с желаемым функционалом системы и определить отделы работа которых связана с системой учета.
Мы рекомендуем включать в процесс внедрения 1С руководителей и сотрудников бухгалтерии, продаж, склада, производства и закупки.
Автоматизация бизнес-процессов
Автоматизировать можно абсолютно любой бизнес-процесс компании и, как показывает практика, можно выбирать сразу из нескольких способов.
Например, вы можете автоматизировать процесс закупок, продаж, расчета логистики, подписания договоров, управленческую отчетность, задание на производство, да и в целом любое направление.
Но если рассматривать необходимых сотрудников в процессе автоматизации бизнес-процессов, без которых автоматизация невозможна – это руководители отделов, для которых планируется автоматизация и руководители смежных отделов, которых автоматизация может затрагивать.
Например, если автоматизировать закупки компании, то в данном процессе требуется руководитель отдела закупок, склада, бухгалтер (или финансовый директор), логист и специалист по 1С.
Автоматизация бизнес-процессов в VIMS
Заключение
Как видно из нашего небольшого вступления и примеров подбора сотрудников, в проектах разработки и внедрения должны участвовать только те специалисты вашей компании, которые принимают непосредственное участие в руководстве и работе отделов, для которых требуется разработки и внедрение.
Если мы говорим о разработках, связанных с рекламой и привлечением клиентов, то это один набор ответственных сотрудников, если рассматриваем автоматизацию, то другой.
Любое внедрение будет эффективно только тогда, когда сопровождать подбор решений, разработку и внедрение, коммуницировать с разработчиком и формировать техническое задание будут те сотрудники, которые максимально заинтересованы в результате, разбираются в процессе и лично планируют использование готового продукта.
Выходите на новый уровень с VIMS Com!
Другие материалы
Автоматизация бизнес-процессов
Почему необходимо работать с IT-компанией