Внутрикорпоративный портал контроля открытий ресторанов и других объектов для франчайзинговой сети

Разработана внутрикорпоративная система контроля, ведения и запуска новых пекарен, кафе и ресторанов. 

Система позволяет превратить открытие нового кафе или ресторана (любой новой точки) в очевидный и последовательный процесс с вовлеченностью каждого отдельного участника, целого отдела и сторонней компании.

Общая проблема

Ведение проекта с большим количеством исполнителей, этапов и последовательностей, без какой-либо утвержденной системы коммуникации, предполагает наличие проблем у исполнителей и руководителей проекта, связанных с недостатком информации, непониманием стадий, сроков, этапов, зависимостей между специалистами, отделами и другими компаниями.

Непонимание процессов работы, зон ответственности, сроков и любых других составляющих процесса открытия приводит к затягиванию сроков реализации проекта, что в свою очередь оттягивает открытие на время решения проблемы и, как следствие, приводит к удорожанию проекта за счет аренды, необходимости ускоренной поставки оборудования, логистики, хранения и других жизненно важных этапов, стоимость, которых напрямую связанна с временем и оперативностью.

Пример проблемы

Открытие нового кафе последовательный процесс, в который втянуты десятки различных специалистов от дизайнеров и логистов, до электриков и маркетологов.

Предположим, что архитектор создал дизайн-проект одной из новых точек, но в общем потоке работы и входящей информации не передал детализацию проекта строителям (либо строители его не получили или не увидели в почте), в таком случае проект может затянуться на неопределенное время, пока руководитель лично не уточнит у архитектора проблему задержки, получив сигнал от монтажной бригады, которая обеспокоена сроками сдачи помещения.

Похожая ситуация знакома представителям любых отделов многих компаний, бухгалтерия не оплачивает счета без договора, который зависает у юристов, электрики не приступают к монтажу, не получив подтверждения от главного инженера, маркетологи не знают когда фактически будет запущена точка, чтобы перейти к вопросу рекламы, а операционный отдел не успеет обучить персонал к назначенному времени, по причине того, что кадровый отдел не приступил к поиску специалистов из-за непонимания сроков.

Подобных вариаций может быть несколько тысяч, от просто «забыл» до банального «мне никто не сказал», поэтому мы разработали уникальную систему ведения проекта, применимую к любому типу бизнеса, где требуется контроль и понимание процесса, сроков и последовательностей — строительство, общепит и рестораны, веб-проекты, логистика и многое другое.

В целом запуск и открытие любого проекта — это зависимый и последовательный процесс, сроки которого напрямую связаны с инвестициями.

Решение проблемы

Мы создали трек-систему проектов, которая позволяет превратить открытие нового заведения в последовательный линейный процесс, с назначением ответственного лица по каждому типу работы, с определением необходимых последовательностей и зависимостей руководителем проекта.

Основная задача системы управления проектами от компании VIMS Communication — превратить команду, принимающую участие в реализации проекта, в единый и слаженный механизм.

Как работает система ведения и контроля проектов от VIMS Communication

Руководитель проекта раскладывает процесс запуска на любое количество необходимых элементов, например:

• Подписание договора;
• Выставление счета;
• Разработка дизайн-макета;
• Разработка проектной документации;
• Детализация по электрике;
• Разработка плана расстановки и подключения оборудования;
• Строительно-монтажные работы;
• Вентиляция;
• Заказ оборудования;
• Заказа и подключение кассового оборудования;
• Подключение оборудования кухни;
• Заказ мебели;
• Логистика;
• Обучение и стажировка персонала;
• Закупка продуктов;
• Заказ вывесок, маркетинговых и навигационных элементов;
• Маркетинг;
• Реклама;
• Подписание акта выполненных работ.

1. К каждому процессу проекта руководитель назначает исполнителя, который отвечает за выполнение своего этапа.
2. Руководитель проекта указывает сроки сдачи каждого этапа, создавая тем самым архитектуру и трек-карту проекта.
3. Руководитель проекта определяет зависимость специалистов, отделов и компаний друг от друга.
4. Руководитель проекта указывает примерную стоимость каждого отдельно взятого этапа работ, что формирует ориентировочный бюджет проекта.
5. По окончанию работ, руководитель проекта указывает фактическую стоимость каждого отдельно взятого этапа работ, что формирует фактический бюджет, инвестированный в проект (данный подход позволяет компаниям вести статистическую информацию по стоимости открытия проекта, давая новым партнерам более точную цену реализации)
6. Все исполнители, втянутые в проект, получают уведомление по назначенным на них работам, с указанием сроков начала и финализации работ.
7. В случае, если исполнитель не приступил к проекту в назначенное время — руководитель получает уведомление об отсутствии начала работ.
8. По окончанию работ каждым отдельным специалистом или отделом, руководитель и следующий зависимый от исполнителя специалист — получают уведомления о финализации работ по каждому выполненному элементу.
9. Исполнители не могут изменять сроки и стоимость, эта функция доступна только руководителю проекта.

Дополнительный функционал

• Система показывает готовность каждого проекта в процентном соотношении – «Выполнено / Не выполнено», «Запланировано / Потрачено по факту» в дашборде на стартовой странице, вывод такой статистики, позволяет руководителю и инвестору сразу видеть ситуацию по каждому проекту, не вдаваясь в детализацию.
• Все документы, задействованные в проекте, хранятся внутри системы: договоры, счета, архитектурные макеты, схемы расстановки оборудования, акты выполненных работ, это сделано для более быстрой и очевидной коммуникации между участниками и руководителями.
• Система позволяет одновременно вести и контролировать любое количество проектов и создавать абсолютно любые работы в каждом проекте.
• Система хранит все контактные данные заказчиков и исполнителей в заглавной части каждого проекта.

От разработчика / VIMS Communication

Данная система применяется в сфере ресторанного бизнеса и общепита, но мы, на правах разработчика, можем переориентировать портал именно под ваш бизнес и обучить сотрудников работе с порталом.

Система создана на основе VIMS.Control