Портал контроля исполнителей
CRM позволяет реализовывать различные сценарии контроля, управления и распределения нагрузки между специалистами.
CRM Разработка Автоматизация бизнес-процессов / BPMS Интеграция и обмен Хелпдеск MegaDesk

Портал контроля исполнителей

Разработана универсальная CRM-система для контроля исполнителей на базе программного решения MegaDesk от VIMS Communication.

CRM позволяет реализовывать различные сценарии контроля, управления и распределения нагрузки между специалистами.

Программное решение на базе системы MegaDesk отлично подходит для компаний, чья деятельность связана с постоянным потоком входящих обращений и задач, например: сервисные предприятия, ремонт, обслуживание, делооборот, бухгалтерия, юриспруденция, строительство, дизайн, девелопмент, торговля, производство, логистика, медицина, IT и многое другое.

В фокусе именно данной реализации MegaDesk`a - контроль дизайнеров крупной франчайзинговой компании.

Система разработана с целью улучшения сервисного обслуживания франчайзи.

Почему возникла необходимость в системе MegaDesk от VIMS Communication

Компания

Франчайзинговая сеть, общим числом более 200 действующих предприятий различных форматов, таких как кафе, рестораны, мини-форматы и фуд-корты.

О компании в цифрах: 4 бренда, 200 действующих франчайзи, 1000 сотрудников и 800 заявок на дизайн в месяц.

Устаревшая схема взаимодействия

Периодически у сотрудников и франчайзи компании возникала необходимость в разработке каких-то индивидуальных графических рекламных материалов, например, постеров, листовок, элементов декора заведения, корректировки размеров основных файлов сезонных продуктов, баннеров на сайт и так далее, причин обращения франчайзи в основной офис, могло быть тысячи, по сути, это любая задача, связанная с фирменной графикой.

Для того, чтобы получить актуальные материалы, франчайзи должен был написать письмо в отдел маркетинга с запросом на необходимую графику, с указанием технических особенностей и творческих пожеланий к макету, далее, письмо направлялось на общий почтовый ящик отдела маркетинга.

Почтовый ящик отдела маркетинга представлял из себя тысячи непрочитанных писем не только от франчайзи, но и от поставщиков, потенциальных партнеров, внутреннюю переписку, а также вопросы не имеющие отношения к дизайну, дополнительно стоит добавить то, что письма с задачами на дизайн для одной и той же точки поступали практически одновременно от разных заявителей (например, директор и администратор), что еще больше усложняло коммуникацию и оперативную реакцию на дизайн, так как одну и ту же задачу могли выполнять разные дизайнеры в одно время. В следствии чего, заявитель с секундной доработкой печатного макета попадал в очередь на месяц, а компания получала тотальный негатив практически от всех франчайзи.

Неправильное техническое задание

Для того, чтобы получить необходимый дизайн, подходящий под все технические требования, франчайзи должен был обратиться в компанию, а именно в отдел маркетинга, с запросом и техническим заданием, где основная проблема обращения заключалась в том, что партнер зачастую не мог правильно указать весь состав технического задания, а соответственно дизайнеру или маркетологу приходилось связываться с заявителем по телефону и уточнять все технические нюансы, отодвигая процесс реализации.

Отсутствие ответственного лица

Коммуникативная проблема являлась одной из самых острых, так как не всегда было понятно с кем связываться по выполнению работ и не всегда понятно каким способом это сделать быстрее, так как не все администраторы и собственники заведений имеют постоянный доступ к почте, либо не знают, кто из коллег составлял заявку на дизайн и отправлял ее с корпоративного ящика точки.

Неочевидная очередь

Сотрудники и франчайзи не могли определить по принципу какой очереди выполняются заявки на дизайн и когда дизайнер возьмет задание в работу, что создавало еще большую волну негатива в адрес франчайзера.

Готовые материалы

Заявитель часто не мог найти отправленный итоговый файл у себя в почте, по причине того, что ящик точки был перегружен письмами, а готовые графические материалы приходили от разных дизайнеров.

Решение проблемы контроля и взаимодействия — MegaDesk от VIMS Communication

Подача заявок на разработку дизайна

Для данного решения разработано и интегрировано обязательное техническое задание, которое заполняет заявитель, указывая все необходимые данные для дизайнера. Дополнительно заявитель указывает город и номер точки. Дата начала и окончания работ проставляется автоматически.

Без указания необходимых данных заявка не отправляется в работу, все поля обязательны к заполнению.

В случае недостатка данных, дизайнер может вернуть заявку заявителю для уточнения информации.

В случае некачественно выполненной работы заявитель может вернуть исполнителю заявку на доработку.

Исполнитель и заявитель

Компании предоставлен функционал заведения заявителей и исполнителей в систему. К каждому участнику процесса привязана страница с контактными данными, таким образом заявитель знает кто работает над его заявкой, а исполнитель видит всю информацию о заявителе.

Списком заявителей и исполнителей управляет руководитель отдела маркетинга.

Без указание контактной информации о заявителе – подача заявки невозможна.

Очередь заявок

В данной реализации CRM-системы создан трек-лист заявок, где каждый заявитель (франчайзи) может видеть количество заявок, находящихся перед ним в очереди.

Заявка может получить статус «срочная», данный статус присваивает руководитель отдела.

Срочная заявка автоматически поднимается в начало списка и встает в очередь к другим срочным заявкам, в первую очередь исполнители закрывают именно срочные заявки.

Система статусов

Для упрощения навигации и фильтрации заявок предусмотрена система статусов: новая, выполнено, требует уточнения, на доработку, срочная.

Все статусы заявок имеют привязку к графическим элементам и цветовой маркировке для более быстрой и интуитивной работы.

Фильтрация и статистика

Руководителю, исполнителю и заявителю предоставлена система фильтрации заявок по всем возможным параметрам – дата, статус, исполнитель, заявитель, срок выполнения, открытые заявки, закрытые заявки, заявки от каждого заявителя, выполненные работы по каждому исполнителю и многое другое.

В кабинет руководителя информация сводится в виде статистики.

Регламент подачи и выполнения заявок

В CRM-систему заведен внутренний регламент обработки заявок. Регламент размещен в теоретической базе в виде текста, а также интегрирован в логическое ядро системы, то есть, срок начала и сдачи работ, а также статусы и другие параметры – проставляются автоматически и могут изменяться только руководителем отдела по согласованию.

Хранение данных и история заявок

CRM-система хранит все выполненные заявки по каждому заявителю в личном кабинете заявителя. Исполнитель видит все выполненные заявки за весь период с возможностью сложной фильтрации в любом необходимом порядке.

Графические материалы и фотобанк

В данной реализации CRM-системы организовано хранилище корпоративных графических материалов для всех партнеров компании – фотографии с фотосессий, элементы дизайна, графика для сервисов доставки еды, актуальные меню и многое другое хранится в разделе «Готовые материалы», такой подход позволил уменьшить нагрузку дизайнеров, так как часть материалов франчайзи находит самостоятельно.

Дополнительно

Внутри каждой заявки находится чат между заявителем и исполнителем.

Результат

Все программные решения от нашей компании могут быть доработаны и кастомизированы под задачу именного вашего бизнеса.

MegaDesk от VIMS Communication

Связаться с нами
BPM и внутрикорпоративный портал для управления АСО
Реализована кастомная BPM-система управления АСО-инфраструктурой для Коломенского завода (АО «Трансмашхолдинг»).
CRM Разработка Автоматизация бизнес-процессов / BPMS
Разработка сайта для международной сети кафе-пекарен Auntie Anne`s
В процессе разработки ресурса использовался «американский» подход в демонстрации продуктовой линейки.
Сайты Разработка E-commerce Продвижение
Парсинг Linkedin
Разработали систему парсинга и обработки данных из Linkedin с сопряжением Facebook.
Системы сбора и обработки данных Комплексная разработка Анализ и аналитика
Система контроля и мониторинга розничных цен для европейского производителя электрики
Система контроля дилерских ресурсов, основанная на технологии парсинга.
Комплексная разработка Разработка CRM Анализ и аналитика Интеграция и обмен
Репозиционирование производителя пластиковых окон
Положительный имидж бренда строился на основе обновленного фирменного стиля.
Репутация Взаимодействие с ЦА Повышение лояльности Повышение узнаваемости
Проект системы контроля сотрудников на территории торговых центров и супермаркетов
Универсальная система для внутреннего контроля персонала на территории торговых площадей.
Комплексная разработка CRM Интеграция и обмен Системы сбора и обработки данных Анализ и аналитика IT
Программные решения для управления наружной рекламой
Торговые центры, банки, аэропорты, вокзалы и любые объекты городской инфраструктуры.
Разработка Автоматизация бизнес-процессов / BPMS Интеграция и обмен
Рекламная кампания для ресторана LESNOY
LESNOY — ощущения, за которыми стоит охотиться! Ресторан Эмина Агаларова и Григория Лепса.
Реклама Продвижение E-commerce
Рекламная кампания для сети ресторанов Hesburger
Кампания основывается на рекламных инструментах Яндекса, Google и социальных сетей.
Реклама Продвижение E-commerce
Разработка бонусной системы VIMSTAR
Бонусная система мотивации и возврата клиентов, универсальная программа лояльности.
Разработка Системы сбора и обработки данных CRM Интеграция и обмен