Что такое автоматизация бизнес-процессов? Рассматриваем определения и 10 реальных примеров АБП (BPA) предприятий.

Состав материала

• Определение автоматиазции бизнес-процессов
• Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?
• Последовательный подход 
• Комплексный подход
• Пример подхода
• Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?
• Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?
• Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании
• Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия
• Пример 1. Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С
• Пример 2. Автоматизация отдела закупок
• Пример 3. Автоматизация взаимодействия с арендаторами
• Пример 4. Автоматизация станков и производства (с ЧПУ и без ЧПУ)
• Пример 5. Автоматизация HR, сбор резюме
• Пример 6. Автоматизация управленческой отчетности
• Пример 7. Обучение персонала
• Пример 8. Автоматизация отдела продаж
• Пример 9. Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами (В2В-портал и бек-офис)
• Пример 10. Автоматизация E-commerce
• Пример работы автоматизации формирования цены
• Заключение 

 

​​

В обзорной статье нашего блога мы решили осветить тему автоматизации бизнес-процессов.

Данный материал применим ко всем типам бизнеса и производства. Но соответствующий разбор мы попробуем осуществить не на сухой теории, а с применением достаточно развернутых примеров, хотя немного теоретической части зацепить все же придется.

Автоматизация бизнес-процессов, также может встречаться под названиями «АБП», «BPM» (Business Process Management) и «BPA» (Business process automation).

 

 

Примечание: важно будет добавить, что автоматизация бизнес-процессов, или комплексная автоматизация предприятия, в данном материале рассматривается не с точки зрения установки роботизированного оборудования, станков ЧПУ или конвейерных линий на производство, а сточки зрения автоматизации за счет внедрения программных продуктов в бизнес-процессы компании.

 

Определение

Для того, чтобы разобраться, что такое автоматизация бизнес-процессов компании, необходимо начать с того, что такое вообще бизнес-процессы и какие они бывают. В данном случае мы не будем изобретать какого-то своего определения, поэтому просто обратимся к Википедии.

«Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM (от англ. business process management) рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.

Выделяют три вида бизнес-процессов:

• управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы, такие как корпоративное управление и стратегический менеджмент;

• операционные — представляющие основную деятельность организации, создающие основной поток доходов (снабжение, производство, маркетинг, продажи или взыскание долгов);

• поддерживающие — обслуживающие организацию (бухгалтерский учет, подбор персонала, техническая поддержка).»

Подробнее о бизнес-процессах можно узнать тут

Но, что такое именно автоматизация бизнес-процессов? Как такового не существует какого-то университетского определения, что такое автоматизация БП, поэтому специалисты из разных сфер понимают это по-своему, в рамках профессиональной направленности или специфики.

Например, для бухгалтера, автоматизация бизнес-процесса может заключаться во внедрении учетной системы от 1С и создания выгрузок, а вот для маркетолога это может быть разработка сводного кастомного интерфейса между всеми информационными системами, с которыми он работает, в том числе с сопряжением 1С, чтобы иметь возможность оперативно отслеживать спрос на продукцию, остатки, рекламные каналы, бюджеты и так далее.

Поэтому, мы предлагаем следующее определение для понимания, что же такое автоматизация бизнес-процессов:

Автоматизация бизнес-процессов — это оптимизация, упрощение и ускорение работы компании, производства или сотрудника, в любом требуемом направлении, за счет внедрения программных и аппаратных решений, с целью увеличения качества и эффективности работы компании.

VIMS Communication специализируется на программной автоматизации бизнес-процессов, а именно на разработке и внедрении софтверных продуктов в соответствии с техническим заданием клиента.

Другими словами, мы решаем проблемы бизнеса за счет привлечения технологий.

Для автоматизации бизнес-процессов мы разрабатываем кастомные продукты или интегрируем готовые коробочные решения с персональной адаптацией под клиента.

 

 

Что такое последовательный и комплексный подход к автоматизации?

В автоматизации бизнес-процессов есть 2 основных подхода к внедрению, для упрощения назовем их «последовательный» и «комплексный». Возможно, это не совсем верно с точки зрения терминологии используемой в IT, но задача данного материала рассказать об автоматизации бизнес-процессов, как раз специалистам не из области IT.

 

Последовательный подход 

Последовательный подход применяется при автоматизации бизнеса в том случае, если компании требуется автоматизировать не все бизнес-процессы, а только часть из них или автоматизировать всю компанию, но постепенно.

Последовательным этот подход можно назвать по тому, что после внедрения автоматизации в какой-то бизнес-процесс, возможно перейти к автоматизации следующего бизнес-процесса. Таким образом продвигаясь по цепочке бизнес-процессов компании, до момента полной автоматизации предприятия.

Последовательный подход выбирается по нескольким причинам:

• Автоматизация части бизнес-процессов позволяет сократить инвестиции относительно инвестиций в комплексную автоматизацию предприятия;
• Последовательная автоматизация позволяет сократить объем инвестируемых ресурсов на старте проекта и начать с небольшой предоплаты за один бизнес-процесс (под предоплатой стоит понимать не только финансовые, но, также, временные и кадровые инвестиции);
• Быстрая автоматизация и оперативный запуск в работу относительно комплексной автоматизации всего предприятия.

В случае последовательного подхода, заказчик, вместе с разработчиком (мы рекомендуем VIMS Com.) определяют всю схематику бизнес-процесса, автоматизация которого требуется.

 

Комплексный подход

Комплексный подход ориентирован на автоматизацию всего предприятия.

Комплексный и последовательный подходы тесно связаны друг с другом. По сути, комплексный подход — это цепочка из последовательной автоматизации бизнес-процессов, но с возможной разработкой единого программного продукта, единого логического ядра системы и общего интерфейса. Такая разработка требует подготовки емкого технического задания с детализацией каждого бизнес-процесса и их совместного взаимодействия.

 

Рассмотрим на примере оба подхода

Допустим, торгово-производственная компания «N» решила автоматизировать свой бизнес.

В таком случае определяются те направления, в которых требуется автоматизация.

Если компания нуждается в автоматизации только процессов закупок материалов для производства и в автоматизации работы менеджеров по продажам, то эти две системы логически могут быть абсолютно не связаны между собой и их реализация возможна в форме двух отдельных программных продуктов.

То есть, работа закупщика и работа менеджера по продажам, в данном случае абсолютно не переплетаться, а значит, для сокращения затрат, можно применить последовательный подход.

Допустим второй вариант, отдел закупок и менеджеры по продажам тесно связаны друг с другом.

В данном примере, менеджер, при подтверждении заказа от клиента, отправляет заявку на производство, производство, в свою очередь, формирует заявку в отдел закупок, с просьбой приобрести достаточное количество материала для реализации заказа. 

В данной цепочке может фигурировать и склад, который должен понимать объем ввозимого материала на производство, а также логисты, бухгалтерия, менеджеры и т.д. 

Во втором примере компании потребуется разработка и внедрение АБП, но с единым логическим ядром обработки данных и интеграцией во все учетные системы компании.

Такой подход даст возможность оперативно предоставлять всем специалистам необходимую информацию в процессе производства и передачи заказа клиенту.

Вариант комплексной автоматизации из второго примера, с большой долей вероятности, будет реализован в рамках одного программного продукта и нацелен на работу для всех подразделений компании.

На примере видно, что программные продукты, используемые в автоматизации, могут быть как в виде нескольких программных продуктов, так и в виде одного.

 

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать, а какие автоматизировать сложно?

Автоматизировать можно все бизнес-процессы компании без исключения.

При автоматизации БП важно, чтобы логику процесса возможно было заключить в какую-то математическую форму. Другими словами, автоматизировать можно любой математически понятный процесс предприятия, а вот особые сложности доставляет автоматизация процесса, который напрямую связан с «творческой» или «невербальной» составляющей.

Описывать вопрос творчества в автоматизации достаточно сложно и долго, поэтому просто рассмотрим на примере:

Работа специалиста по кадрам (HR) заключается в обработке неограниченного количества данных о новых сотрудниках, по заданным параметрам. Например, специалист может искать сотрудника по критерию образования, опыта работы, специальным навыкам и так далее.

Затем, из собранных анкет выбираются кандидаты, которые приглашаются на собеседование, после чего появляется решение о приеме или отказе.

Так вот, если рассмотреть автоматизацию бизнес-процесса поиска сотрудников, то тут нет ничего сверхъестественного — развернутый сбор данных по необходимым параметром при помощи разработанного программного продукта.

Автоматизировать вопрос сбора и обработки анкет соискателей с абсолютно любого количества площадок, вопрос относительно простой и в данном случае автоматизация легко справляется с подбором актуального пула специалистов в самое короткое время.

А вот автоматизировать принятие решения по кандидату достаточно сложно.

Во время личной встречи с кандидатом, HR обращает внимание не только на профессиональную подготовку, опыт работы, но и на сопутствующие факторы, например, поведение, внешний вид, психологический портрет, качество ответов на вопросы и много чего еще и вот в этом кроется основная сложность автоматического подбора сотрудника.

Алгоритму или компьютеру сложно заменить профессиональные качества профессионального HR. Программный комплекс лишен интуитивного подбора и оценки невербальных факторов, поэтому результат все равно будет основываться на математическом выводе.

Теоретически можно автоматизировать вопрос подбора кандидата, допустим с привлечением нейросетей, но опять же автоматизация творческой составляющей или каких-то невербальных и неочевидных параметров — это достаточно сложный процесс, который, в любом случае, потребует инвестиции и большого ресурса.

Важно заметить, что не смотря на сложность автоматизации подобных бизнес-процессов, это направление активно развивается и вызывает большой интерес у крупных международных компаний.

 

 

Для каких предприятий требуется автоматизация бизнес-процессов?

Справедливо будет сказать, что автоматизировать бизнес-процессы возможно в абсолютно любой компании.

Но в первую очередь, автоматизация требуется тем предприятиям, у которых достаточно много рутинных процессов, большие массивы данных, парк производственного оборудования, и растянутая цепочка коммуникаций между отделами и специалистами.

 

Исключаем человеческий фактор из бизнес-процессов компании

Исключение человеческого фактора является одним из важнейших преимуществ, которые дают АБП.

Спроектированные, разработанные и внедренные БП, делают компанию быстрее и точнее в обработке входящих и исходящих данных.

Как правило, работа АБП не завязана на сотрудниках, не имеет выходных, отпусков и легко справляется с обработкой больших объемов данных в течении короткого времени без ошибок и по заданному алгоритму.

Одним из самых простых примеров в понимании применения автоматизации бизнес-процесса может быть построение управленческой и производственной отчетности.

Часто, в ручном варианте такого отчета, задействовано от одного до нескольких сотрудников, которые занимаются сбором, анализом и сведением актуальных данных в течении нескольких дней или недель в то время, как автоматизированный вариант этого же отчета может выстраиваться сразу после нажатия необходимой кнопки, что дает в моменте оперативность и точность полученных данных.

Такое качество отчета достигается за счет того, что логический блок АБП связан со всеми информационными и учетными системами компании, принимающими участие в построении и представлении данных (склад, производство, бухгалтерия, логистика, 1С и т.д).

 

 

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия

Теперь перейдем к примерам автоматизации бизнес-процессов.

Объективно будет заметить, что мы, естественно, в рамках одного материала не сможем рассмотреть абсолютно все варианты возможной автоматизации для всех предприятий, т.к. автоматизация бизнес-процессов или комплексная автоматизация — это очень емкая тема, которая разрабатывается, развивается и внедряется по индивидуальному сценарию каждой компании, а соответственно, таких примеров может быть бесконечное множество.

 

Пример 1

Автоматизация бизнес-процессов при помощи 1С

Самым понятным и распространённым программным решением по АБП являются продукты от компании 1С.

Мы уверены, что в бизнес-среде нет людей, которые бы не слышали про 1С.

О программных решениях от 1С можно написать (и уже написаны) сотни книг, но задача нашего материала дать информацию, что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия, как ее понимать, начинать, планировать и внедрять.

1С является базовым программным продуктом для автоматизации предприятий. Практически, каждая компания начинает свой путь в автоматизации с внедрения именно 1С.

1С позволяет упростить и систематизировать работу бухгалтерии, склада, управлять небольшим и большим предприятиям, производством, за счет своих программных решений, названия которых уже отсылают нас к направлению автоматизации, для которой этот продукт был разработан, например:

• 1С:Предприятие
• 1С:Бухгалтерия
• 1С:Управление торговлей
• 1С:Комплексная автоматизация
• 1С:Управление нашей фирмой
• 1С:Зарплата и управление персоналом

Автоматизация от 1С возможна в любой сфере. Компания предоставляет огромное количество редакций и различных вариаций, с возможностью доработки и адаптации их под любое предприятие.

Наличие 1С или других учетных систем, является фундаментальным при рассмотрении вопроса автоматизации в целом.

Учетная система — это база, от которой строится вся работа компании и ее дальнейшее развитие.

В нашей практике есть кейс, где архитектура существующего, достаточно большого и дорогостоящего E-commerce-проекта была переработана и изменилась в связи с необходимостью внедрения 1С, как источника данных. Перестройка архитектуры проекта, произошла потому, что на старте не рассматривалось внедрение 1С, но с ростом проекта появилась серьезная необходимость во внедрении системы учета, как источника данных.

1С хранит и распределяет в себе все данные о продуктах, наценках, себестоимости, зарплате, амортизации, остатках, закупках, балансе, оборудовании и т.д., реально упрощая (автоматизируя) работу во всех заданных направлениях.

Внедрение 1С автоматизирует в первую очередь учет компании и является основным источником данных для других внутренних и внешних систем, которые способны работать как в виде одностороннего, так и двустороннего обмена.

За внедрением 1С вы можете обратиться к нам

 

Пример 2

Автоматизация отдела закупок

Приведем пример одного нашего достаточно интересного кейса по автоматизации процесса закупок. 

Для конспирации, снова возьмем торгово-производственную компанию «N», чья деятельность связана с продажей металла, производством изделий и металлоконструкций, продажей крепежа и сопутствующих товаров.

Ассортимент компании насчитывает более 25.000 единиц различной продукции, хранящейся на нескольких складах.

Компания «N» сотрудничает более чем с 8.000 поставщиков по всей России, СНГ, Азии и Европе.

Основная сложность работы отдела закупок компании «N» заключалась в контроле остатков, прогнозировании необходимого объема закупок, частотности закупок, сезонности, формировании запросов на закупку для поставщиков, а также выборе актуального поставщика с учетом особенностей, расположения и логистики.

Проблемы, с которыми сталкивалась компания, были сосредоточены в недостаточно оперативной отработке минимальных остатков, большом отделе закупок, превентивно настроенной системе учета, справочнике актуальных / неактуальных поставщиков, некорректно заведенной номенклатуре и артикулов, отсутствии рейтинга поставщика и ручном отборе коммерческих предложений. 

Другими словами, закупка товаров проводилась абсолютно бесконтрольно, на усмотрение закупщика, в ручном режиме, без прогнозирования каких-либо результатов и сроков, с учетом человеческого фактора. Дополнительно стоит отметить, что процесс закупки не был прозрачным и не внушал абсолютно никакой уверенности, что выбираются действительно лучшие предложения.

Все это напрямую сказывалось на ассортименте компании, наличии товара на складах и стоимости продукции для конечного потребителя, в связи с чем и появился вопрос автоматизации данного бизнес-процесса.

В рамках работ по автоматизации закупок мы перестроили систему учета компании, внедрили все необходимые внутренние процессы по контролю и отслеживанию остатков номенклатуры на складах компании и магазинах. В связи переработкой и настройкой учетной системы, а также разработкой автоматических процедур контроля, отдел закупок получил возможность отслеживания наличия товара на всех складах уже на первом этапе автоматизации.

Следующим шагом был переработан и настроен справочник актуальных и неактуальных поставщиков, с присвоением ручного рейтинга от закупщика. В дальнейшем рейтинг был автоматизирован, но возможность его ручной корректировки сохранена.

Рейтинг поставщиков в этом проекте влияет на автоматический подбор актуальных предложений с дальнейшей графической маркировкой для специалистов из отдела закупок.

В процессе автоматизации закупок была реализована система автоматического формирования запроса на коммерческое предложение по поставщикам компании.

То есть, когда количество товара на складе опускается до минимально актуального значения, система формирует запрос по каждой позиции или группе позиций, рассылая электронную форму поставщикам с уведомлением отдела закупок.

Выбор поставщиков и отправка запроса для получения КП происходит на основании справочника поставщиков, наличии актуального ассортимента и рейтинга.

Важно будет добавить, что в системе автоматизированных закупок предусмотрено и реализовано несколько вариантов передачи цен от поставщика:

1. Веб-форма;
2. Файловый обмен;
3. Прямая интеграция с учетной системой поставщика.

После получения всех необходимых КП в течении заданного времени (задается закупщиком), система закупок предоставляет специалисту сформированную таблицу с выводом всех предложений и графической маркировкой лучшего из них.

Если подробнее рассмотреть формирование итоговой таблицы, то выбор актуального поставщика, относительно остальных поставщиков компании, осуществляется по совокупности таких параметров, как: стоимость продукции, наличие альтернативы, ассортимент, надежность поставщика, расположение, история сотрудничества, наличие логистики и стоимость логистики.

Всего в логике автоматического подбора поставщика задействовано более 20 различных параметров.

Для удобной работы закупщика, нами были разработаны специализированные интерфейсы, взаимодействующие и с 1С, и с разработанной системой закупки.

После внедрения системы автоматизированной закупки, компания «N» стала намного оперативнее и точнее производить закупку товара, сократились издержки, сократилось количество специалистов в отделе, исключился человеческий фактор, а работа компании перестроилась на надежных поставщиков.

 

Пример 3

Автоматизация взаимодействия с арендаторами

Этот кейс с примером автоматизации, как видно из подзаголовка, направлен на упрощение взаимодействия между арендодателем и арендатором.

Данный вариант автоматизации применим ко всем типам помещений, требующих обслуживания и подразумевающих коммуникацию «клиент-сервис» — торговые и бизнес-центры, городские комплексы и ТСЖ, а также стрит-ритейл.

Проблема, которую требовалось решить путем автоматизации, заключалась в высокой нагрузке на офис управляющей компании бизнес-центра (постоянное присутствие арендаторов, по абсолютно любым вопросам, в офисе администрации).

В ходе анализа деятельности администрации бизнес-центра, определили следующий пул проблем:

• Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки);
• Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора;
• Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.);
• Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков;
• Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт);
• Запросы на бронирование переговорных комнат и конференц-залов;
• Запросы на аренду и подготовку оборудования для проведения конференций и переговоров;
• Проблема в идентификации специалиста, который проводил какие-либо ремонтные или ответственные работы в случае появления повторной проблемы у арендатора;
• Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

Для решения проблем, перечисленных выше, мы разработали коммуникационную веб-платформу по системе СервисДеск и ХелпДеск, с предоставлением личных кабинетов, двусторонней интеграцией с 1С, файловым обменом, а также привязкой актуальных отделов структуры бизнес-центра к обслуживанию запросов арендаторов.

Система представляет собой веб-платформу, расположенную на сервере бизнес-центра, с личными кабинетами для арендаторов и возможностью формировать свой запрос сразу в необходимый отдел.

 

Разберем элементы системы на перечисленных выше проблемах:

Предоставление и обмен бухгалтерской документацией с арендаторами, в т.ч. по запросу арендатора (договоры, счета, акты и акты сверки).

Данная проблема полностью решена за счет реализации личных кабинетов и связки с 1С.

То есть, по готовности документов, из 1С бизнес-центра автоматически осуществляется формирование и выгрузка документов в личный кабинет арендатора. Документы сохраняются внутри личных кабинетов в течении всего периода работы арендатора в бизнес-центре. Такая модель предоставления документов полностью исключает потерю и поиск документов арендатором за любой период.

В случае, если арендатору требуется получить какие-то документы дополнительно, он может сформировать заявку на их предоставление, внутри своего личного кабинета.

Заявка арендатора поступает непосредственно в бухгалтерию бизнес-центра в порядке очереди. Ответ на заявку выгружается в личный кабинет арендатора, с указанием контактов сотрудника, обработавшего заявку, а также с уведомлением арендатора по почте.

Если арендатор использует ЭДО, то выгрузка документов осуществляется и в ЭДО, и в личный кабинет. 

 

Получение и передача данных с счетчиков воды и электричества от арендатора.

Автоматизация приборов учета построена на автоматическом сборе данных счётчиков, через программную прослойку связанную с 1С бизнес-центра.

Другими словами, данные с счетчиков учета воды и электричества, расположенные в офисах арендаторов, автоматически передаются в 1С, где формируются все необходимы документы, после чего документы поступают в личный кабинет арендатора.

Внутренняя обработка 1С отслеживает статус счетов и передает их в интерфейс веб-платформы.

Для формирования счетов за период, бухгалтеру требуется нажать 2 кнопки – «сформировать счет» и «отправить счет»

Автоматизация выставления счетов, дала возможность полностью отключить от процесса предоставления и обработки данных как самих арендаторов, так и бухгалтерию бизнес-центра.

 

Регулярное предоставление обязательной бухгалтерской документации по окончанию периода (счета на электричество, воду, обслуживание, интернет, клининг, переговорные и т.д.).

Как видно из описания решения первых двух проблем, этот пункт также решен путем автоматического формирования документов и автоматической выгрузки документов в личный кабинет арендатора, а также в ЭДО.

 

Предоставление документации и пропусков на въезд, выезд, загрузку для коммерческого и личного транспорта арендаторов, а также замена и восстановление пропусков.

Автоматизация транспортных и пропускных документов похожа на автоматизацию вопросов бухгалтерии, только в данном случае заявка арендатора направляется не в бухгалтерию, а в АХО, к соответствующему специалисту.

Все заявки выстраиваются в виде очереди, такая схема дает возможность специалисту БЦ не терять обращения арендаторов и двигаться последовательно.

Если предоставление пропуска связано с оплатой, то специалист АХО может самостоятельно сформировать счет и отправить его арендатору (напомним, что административные кабинеты специалистов связаны с 1С и имеют двусторонний обмен), после чего отслеживается статус оплаты внутри заявки. Как только счет оплачен, эта информация поступает в интерфейс заявки и меняет статус.

Обработка заявки занимает не более 2 минут. Все данные по арендатору необходимые для оформления счета и пропуска подтягиваются из формы заявки, а стоимость, реквизиты и названия юр.лица из 1С.

После того, как пропуск или документы на въезд готовы, арендатору поступает уведомление.

 

Нагрузка на административно-хозяйственный отдел (АХО) по обслуживанию помещений арендаторов (электрика, интернет, камеры видеонаблюдения, СКУД, замена оборудования и ремонт).

Автоматизация блока АХО заключается в том, что все узкопрофильные обращения арендаторов поступают непосредственно к нужному сотруднику или отдел бизнес-центра, без привлечения администрации БЦ к процессу распределения и выбора специалиста.

Например, если арендатору нужно поменять лампочку, то заявка попадет к специалисту, который занимается заменой лампочек.
Внутри заявки специалист согласовывает все необходимые условия по работам. После осуществления работ, исполнитель устанавливает статус заявки как «Выполнено». Если арендатор подтверждает выполнение заявки в своем ЛК, то заявка закрывается и отмечается, как выполненная. Если арендатор не согласен с качеством работ, то заявку можно отправить на доработку. В том случае, если арендатор забыл закрыть заявку, заявка будет закрыта автоматически через 30 дней (параметр настраивается для каждого отдела).

Все заявки, по каждому сотруднику и арендатору хранятся в истории заявок внутри платформы, администрация бизнес-центра может формировать отчет или просматривать детали всех выполненных работ за любой временной интервал по каждому сотруднику или отделу.

Также, при повторном появлении проблемы, администрация и арендатор знают какой специалист проводил работы.

Если работы требуют оплаты, то выставление счета осуществляется по такому же принципу, который описан в проблеме «пропусков».

 

Интерактивная схема расположения арендаторов на этажах и офисах, с указанием названия компании и юридического лица, для оперативной навигации сотрудников по запросам.

В разработке интерактивной схемы расположения арендаторов нет ничего необычного, плюс-минус похожая схема есть практически у каждого современного торгового центра.
Но в нашем проекте существуют некоторые доработки, которые сделали схему полезной не только для навигации, но и для отдела продаж.

Разработанная нами схема нужна не только для того, чтобы персонал и арендаторы легче ориентировались в бизнес-центре, но и для того, чтобы коммерческий отдел бизнес-центра визуально понимал, какие помещения будут свободны, у кого какая стоимость метра аренды, какая общая стоимость аренды, когда заканчивается договор, на какой период заключен договор, PDF-договора, какие офисы свободны, какие дополнительные услуги подключены, сколько арендатор работает в БЦ, как часто обращается в АХО и так далее.

То есть мы сделали не просто навигационную схему, но и разграничив пользовательские доступы, предоставили удобный инструмент для отдела продаж, который в моменте может предоставить все необходимые данные при диалоге с клиентом, не обращаясь к бумажной версии договора.

 

Пример 4

Автоматизация станков и производства

(с ЧПУ и без ЧПУ)

Интересным примером является кейс по автоматизации производственного оборудования.

Как все знают в мире уже давно существуют роботизированные станки с блоками управления, которые могут принимать и отправлять данные в информационные и мониторинговые системы.

На основании полученных данных, возможно, не только собирать статистику и следить за износом компонентов, уровнем масла, температурой и часами работы, но и реализовать проект цифрового двойника всего производственного блока компании, с тестированием различных гипотез.

А что делать, если требуется получение статистики со станков и другого промышленного оборудования, которые не оснащены компьютерами и блоками ЧПУ?

Для справки, некоторые станки с ЧПУ также не могут передавать данные во внешние системы.

На самом деле не все так однозначно, среди наших проектов есть несколько кейсов, когда мы получаем данные с некомпьютеризированного оборудования. Это возможно сделать, если на механические станки установить несколько датчиков, например датчик вибрации и наклона.

За счет активности датчиков и передачи информации с них в программную прослойку мы можем получать активное время использования станка.

Зная активное время работы станка, и информацию из 1С, мы можем предположить востребованность и загрузку оборудования на производстве, рассчитать время обслуживания и затраты на содержание.

Конечно, честно будет сказать, что полноценная автоматизация нероботизированного станка невозможна, без установки на него блока управления, но это только с точки зрения дистанционного управления станком.

Если мы рассмотрим, например, производственную отчетность, планирование загрузки или обслуживание, то такой вид автоматизации сбора данных подходит.

Среди оборудования, которое мы автоматизировали таким образом, не только современное производственное, но и советское, тепловые установки, а также любые типы двигателей и шкафы со световой индикацией.

При реализации схемы с датчиками и сбором информации с помощью них, мы можем разработать системы мониторинга, аналитики, SCADA и ERP.

 

Пример 5

Автоматизация HR, сбор резюме

Выше по тексту, в разделе теории, мы уже затрагивали тему сбора анкет и автоматизации работы HR.

Сделали мы это осознанно, т.к. в нашем портфолио существует такой кейс, с автоматическим сбором кандидатов.

Автоматизация этого процесса состоит из трех программных элементов:

1. Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников;
2. Блок логической обработки полученных данных;
3. Интерфейс для HR.

Рассмотрим каждый элемент программного комплекса отдельно и то, как они влияют на автоматизацию работы отдела.

 

Программное обеспечения для сбора анкет с основных сайтов, где размещаются резюме сотрудников.

Программный блок занимается парсингом (сбором) резюме соискателей с трех основных сайтов о трудоустройстве.

Система сбора выстроена так, что после внесения необходимых данных HR-специалистом, запускается парсинг по параметрам сразу на трех площадках. 

Все собранные резюме выгружаются в хранилище.

Процедура и частота сбора повторяется до момента остановки парсера специалистом.

 

Блок логической обработки полученных данных

Блок обработки проверяет собранные резюме, отфильтровывает неподходящие и анкеты со стоп-словами, затем передает данные в хранилище и уведомляет специалиста через интерфейс о результатах.

Также, логическое ядро системы расставляет визуальную маркировку в анкетах, которые максимально соответствуют параметрам поиска.

 

Интерфейс для HR

Интерфейс специалиста используется для внесения критериев и параметров сбора анкет, а также для вывода результатов парсинга.

Автоматизация процесса сбора анкет соискателей дает возможность быстро собирать пул резюме подходящих специалистов, а также, мониторить биржу труда на предмет появления новых соискателей.

 

Пример 6

Автоматизация управленческой отчетности

Обычно автоматизируется управленческая отчетность, позволяющая в моменте отслеживать важные и ключевые параметры предприятий.

Автоматизация управленческой отчетности дает возможность быстро получать информацию о компании, в результате чего оперативно принимать стратегические бизнес-решения.

Среди наших кейсов есть реализации автоматизации управленческой отчетности в достаточно интересных версиях, например, в виде дайджеста для руководства, но описание этих работ заслуживает отдельного материала в нашем блоге.

В данном случае мы стараемся показать построение отчетности, как еще один возможный вариант автоматизации предприятия.

Как мы написали выше, управленческая отчетность позволяет оперативнее принимать стратегические решения и всегда быть в курсе ситуации во всех направлениях бизнеса компании. Это достигается за счет того, что руководству компании и начальникам отделов, доступна уже обработанная и сведенная информация в удобном интерфейсе за любой требуемый период.

Интерфейс построения отчетности разрабатывается индивидуально для каждой компании и содержит в себе все необходимые информационные показатели, параметры фильтрацию и выводы.

Для лиц компании, принимающих решение, работа с отчётностью не уходит дальше взаимодействия с интерфейсом. Чтобы сформировать отчет или получить какие-то данные, не нужно переходить в 1С, в производственный софт или запрашивать выгрузки в бухгалтерии.

Логический блок программного решения по автоматизации отчетности собирает, обрабатывает и передает информацию в интерфейс самостоятельно получая ее из ресурсов компании (1С, кассы, телефония, бухгалтерия, станки, ЧПУ, ЭДО, СКУД, датчики, метки и т.д.).

Построение отчетности для управления компанией чаще всего включает в себя следующую информацию в самом развернутом виде:

• Оборот;
• Прибыль;
• Задолженности;
• Затраты по всем направлениям;
• Издержки;
• Закупка;
• ФОТ;
• Показатели менеджеров и персонально каждого менеджера;
• % выполнения плана продаж;
• Количество входящих заявок в компанию;
• Количество заявок в работе;
• Загруженность производства;
• Статистка и износ оборудования;
• Статистика по складу;
• Статистика по транспортным средствам;
• Статистика по АХО;
• Статистика по сотрудникам.

Автоматизация управленческой и сводной отчетности предприятия дает компании стратегическое преимущество, освобождает сотрудников от ручного и монотонного труда, абсолютно исключая человеческий фактор и ошибки.

 

 

Пример 7

Обучение персонала

Еще одним вариантом возможной автоматизации компании является обучение персонала.

Все компании так или иначе сталкиваются с обучением новых или повышением квалификации существующих сотрудников.

Но есть предприятия, которые завязаны на частом обучении и сертификации своих специалистов (например, банки), либо компании, полностью специализирующиеся на обучении (учебные центры), также, исключением не являются и крупные государственные компании, такие как РЖД. 

Обученный персонал, дает бизнесу реальное конкурентное преимущество.

Если сотрудник знает процесс производства, поставки, структуру компании и продукцию, то он будет эффективнее, чем сотрудник, не проходивший обучение.

Дополнительно стоит отметить компании, которые связаны с обязательным подтверждением сертификата сотрудника, например, банки и ПОД / ФТ.

 

Почему стоит автоматизировать процесс обучения?

В процессе «ручного» обучения и сертификации существуют три проблемы:

1. Обучение;
2. Тестирование;
3. Контроль актуальности сертификата (часто сертификат соответствия выдается на определенный срок, допустим, на год).

 

Внедрение интерактивной платформы обучения персонала разом решает все проблемы.

1. Сотрудник проходит полноценное обучение по всем темам компании;
2. Сотрудник может обучаться не только на текстах и картинках, но и на видеоматериалах и файлах любого типа, это упрощает компоновку информации курса;
3. Сотрудник сдает тест без возможности списать ответы;
4. Сотрудник получает цифровой сертификат соответствия, который фиксируется в базе компании;
5. Актуальность сертификата контролируется программными средствами и при приближении срока окончания сертификата уведомляет и ответственного, и сотрудника;
6. Всю информацию и детализацию по обучению сотрудника видит преподаватель.

Автоматизация процесса обучения и сертификации, снижает нагрузку на преподавателей, увеличивает общую эффективность компании и исключает необходимость контроля срока сертификата сотрудником.

Интерактивная платформа обучения и сертификации персонала

 

Пример 8

Автоматизация отдела продаж

На наш взгляд одним из самых простых примеров для понимания автоматизации бизнес-процессов являются различные CRM-системы для отдела продаж. 

CRM-системы для менеджеров по продажам делятся на два основных типа:

1. готовые решения; 
2. кастомная разработка.

Какую бы CRM-систему не выбрала компания для работы своих менеджеров, задача этой CRM будет заключаться в автоматизации работы сотрудника отдела продаж.

Любая CRM дает возможность сопровождать клиента от первого запроса до, непосредственно, сделки. 

Основные отличия готовых CRM от кастомных заключаются в уровне проработки бизнес-процесса компании. 

Готовые решения ориентированы для всех компаний, они не индивидуальны и содержат в себе общий бизнес-процесс применимый ко всем компаниям в мире, с возможностью небольшой настройки для удобства.

Кастомная CRM разрабатывается персонализировано для компании, с учетом всех пожеланий и нюансов в процессе продажи.

Кастомная CRM система является ориентированным на компанию-заказчика продуктом, а соответственно дает реальные преимущества за счет комплексной автоматизации процесса.

Текст о кастомной и коробочной разработке

Разработка CRM c VIMS Communication

 

Пример 9

Автоматизация взаимоотношений с В2В-клиентами

(В2В-портал и бек-офис)

Хорошим примером решения по автоматизации взаимоотношений с B2B-клиентами является B2B-портал или цифровой бек-офис.

Суть работы B2B-портала заключается в автоматизации рутинных и линейных процессов, возникающих во время сотрудничества между компанией и ее партнерами.

Внутри портала партнер компании может самостоятельно осуществлять все необходимые действия без привлечения сотрудников компании:

• Сформировать заказ и предзаказ продукции;
• Получить индивидуальные условия и скидки на закупку продукции;
• Выбрать и оформить логистическую цепочку с указанием даты доставки;
• Выгрузить необходимую бухгалтерскую документацию за любой период сотрудничества;
• Получить доступ к базе актуальных рекламных акций и маркетинговых материалов;
• Получать новости и уведомления;
• Осуществлять работу в любое удобное для себя время и день.

Портал является интерфейсом, связанным с информационными системами бренда через программное ядро, за счет чего достигается необходимая точность и оперативность предоставления информации для каждого партнера.

Внедрение B2B-портала на любое торговое предприятие значительно снижает нагрузку на такие отделы как: 

• Бухгалтерия;
• Отдел развития;
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Маркетинг и реклама.

После внедрения B2B-портала можно произвести оптимизацию кадров.

Интеграция B2B-портала в деятельность компании увеличивает продажи продукции и удовлетворенность партнеров от сотрудничества.

Разработка B2B-порталов

 

Пример 10

Автоматизация E-commerce

Этот пример автоматизации бизнес-процессов является одним из наших кейсов и успешно применяется в нескольких достаточно крупных интернет-проектах.

Для понимания сути автоматизации необходимо представить интернет-магазин с большим количеством товаров, допустим 100.000 позиций.

1С в данном проекте это поставщик данных для интернет-магазина, передающий всю необходимую информацию в карточку товара – цена, скидка, количество, описание, артикул и т.д. (так работает практически любой интернет-магазин, учет товаров которого ведется в 1С).

Автоматизация проекта, реализованного нами, заключается в автоматическом выстраивании стоимости для каждого товара магазина. Это сделано для того, чтобы весь ассортимент магазина продавался по актуальной цене в любой момент времени, без ручных корректировок.

 

Рассмотрим работу в деталях

В электронной коммерции наиболее важный параметр для осуществления продаж - предложение товара посетителю по лучшей цене. Лучшая цена товара должна обеспечиваться в любой момент времени.

Если говорить о наценке на товар, то тут все просто, к актуальному предложению поставщика прибавляется наценка интернет-магазина после чего формируется финальная цена товара в каталогах сайта, такая модель обработки реализуема в 1С.

Но в онлайн-продажах существует еще один немаловажный элемент, ограничивающий формирование наценки и частотность продаж – это конкуренты.

Перед тем, как принять решение о покупке, пользователь сравнивает предложения различных интернет-магазинов и маркетплейсов с целью выбора лучшего.

Соответственно, решение задачи по увеличению продаж интернет-магазина заключается в постоянной поддержке лучшей цены, но проблема в сборе цен конкурентов и корректировке цены на сайте.

Физически достаточно сложно поменять цену на 100.000 товаров в ручном режиме или отследить ее по принципу «ручного мониторинга конкурентов». Во-первых, это не оперативно, во-вторых, не прогнозируемо, в-третьих, требует кадровых ресурсов.

В проекте по автоматизации электронной коммерции мы разработали программное решение, которое дает возможность комплексно оценивать цены поставщиков и конкурентов, а затем автоматически формировать лучшую цену по всему ассортименту интернет-магазина.

То есть, программный комплекс состоит из парсеров сбора данных о ценах и скидках всех конкурентов, а также аналитики поставщиков.
Другими словами, наше программное решение, мониторит цены на всех площадках конкурентов, мониторит цены поставщиков, выставляет лучшую цену продукта на рынке с учетом всех полученных параметров и выводит стоимость в каталог сайта.

Частота сбора данных поставщиков, конкурентов и изменения цены задается в интерфейсе программного решения.

Дополнительно стоит отметить, что обновление цены в интернет-магазине, может осуществляться как в автоматическом потоковом режиме, так и после ручного подтверждения специалистом.

Наш программный комплекс отслеживает и сохраняет динамику изменения цен и продажи по каждому товару, формируя сегментированную финансовую отчетность о прибыли.

 

Пример работы автоматизации формирования цены

Рассмотрим зоомагазин с большим количеством товаров.

Возьмем какой-нибудь популярный корм для кошек, допустим сухой Whiskas «Кролик» 350 гр. с артикулом от поставщика А-001.

Цена нашего поставщика на данный товар — 200 рублей.

Запускаем систему аналитики и осуществляем сбор информации конкурентов, используем параметры, полученные от поставщика и задействованные на нашем сайте: артикул, название, вес, описание, вкус, упаковку

(система может запускаться автоматически).

После программного анализа конкурентов и маркетплейсов, мы получаем информацию:

Средняя цена товара на рынке — 300 рублей

Лучшая цена — 290 рублей в магазине «Х»

Худшая цена — 310 рублей в магазине «N»

Рекомендуемая лучшая цена — 288 рублей

Рекомендуемая наценка — 88 рублей

Маржинальная прибыль — 50 рублей

Система позволяет выставлять наценку товара, как в рублях, так и в процентах относительно цен поставщиков и конкурентов.

Например, можно выставить параметр -1% или -10 рублей от лучшей цены конкурента.

Динамика изменения цен и продаж формируется в финансовую отчетность.

Системы сбора и обработки данных

 

Заключение 

Как видно из описания автоматизации бизнес-процессов, подходов к внедрению и примеров — автоматизировать можно любое направление деятельности для любой компании.

Автоматизация возможна не только в производственном оборудовании, но и во всех бизнес-процессах компании, от обучения сотрудников, до цифровых двойников промышленных холдингов.

Главное, что необходимо учитывать при автоматизации бизнес-процесса — это цель, срок и возможные ресурсы для АБП.

 

 

#Автоматизация #1C #Комплекснаяавтоматизация #BPM #CRM #ERP