Что такое «ОРГЧАРТ» или интерактивная схема структуры компании, филиалов, департаментов, отделов и сотрудников?
Что такое оргчарт?
ОРГЧАРТ — это интерактивная схема, наглядно отображающая всю организационную структуру компании и все ее подразделения в одном месте.
Другими словами, оргчарт представляет собой простую и понятную графическую схему, в которой показан весь состав предприятия и все сотрудники в соответствии занимаемыми должностями и рабочими инструкциями.
*Схема оргчарта от ВИМС Ком.
Графическое отображение структуры компании в виде схемы или картинки стало тем решением, которое пришло на смену спискам и табличкам в Excel, т.к. сотрудники лучше воспринимают и понимают информацию именно в графическом отображении и, соответственно, легче в ней ориентируются.
На сегодняшний день, бизнес это уже не просто одно юридическое лицо с 5-10 сотрудниками, а разветвленные цепочки, которые состоят из большого количества юридических лиц, направлений деятельности, департаментов, отделов, сотрудников и даже могут быть расположены в нескольких странах.
Поэтому, чтобы руководство компании, кадровая служба и сотрудники лучше ориентировались в структуре компании и применяются оргчарты.
Оргчарт это не какой-то конкретный программный продукт, а модель отображения информации.
Оргчарт можно реализовать самостоятельно практически любым доступным способом – в ворде, экселе, пауер пойнте, фотошопе, CRM и т.д., для небольших организаций может подойти любая «табличная» программа или граф.редактор плюс немного фантазии.
*Пример создания схем в непрофильном ПО
Но если компания большая, то здесь уже требуется интерактивный оргчарт, т.к. статичное отображение будет совершенно неудобным и абсолютно нечитабельным, а у всех вышеперечисленных программ проблема именно с интерактивностью.
Именно для интерактивного отображения и удобной работы мы и разработали наш оргчарт, лицензию на который вы можете приобрести, установив систему в периметр компании без доступа третьих лиц и различного рода подписок.
Зачем нужен оргчарт и какие проблемы он решает?
Оргчарт решает множество проблем в компании, но самая важная — это коммуникация.
1. Коммуникация между сотрудниками
Когда сотрудники компании используют интерактивный оргчарт у них больше не появляется вопросов к кому обращаться в той или иной ситуации, т.к. схема создается таким образом, что она интуитивно понятна любому, кто работает с ней.
А с помощью поисковика внутри системы можно находить ответственных по любому запросу.
2. Рабочая инструкция и задачи сотрудника
Многие руководители (и их коллеги) ни раз слышали от сотрудников комментарии о том, что «это не их задача и они не должны ее выполнять», что зачастую может вызывать конфликты и разбирательства внутри.
У каждого сотрудника в нашем оргчарте размещен блок направлений деятельности, с которыми он работает, по желанию можно добавить и подписанную сотрудником рабочую инструкцию.
*Информация по сотруднику в оргчарте от ВИМС Ком.
Например, у компании может быть несколько юристов, один из которых занимается внутренними договорами, а другой ВЭД, поэтому сотрудники должны сразу понимать зону ответственности каждого юриста.
Ваши сотрудники всегда будут знать к кому нужно обратиться в той или иной ситуации, т.к. информация о направлениях деятельности вынесена в отдельный блок.
3. Карта контактов
Оргчарт, в нашей интерпретации, это не только интерактивная схема компании, но также и справочник по всем контактным данным сотрудника: мобильный телефон, внутренний телефон, добавочный, почта, номер офиса, этаж, фотография и т.д.
4. Адаптация новых сотрудников
Адаптация новых сотрудников и интеграция их в рабочий процесс, при наличии интерактивной графической схемы, происходит быстрее, чем в устной форме или списком.
5. Кадровый учет
Работая с интерактивным оргчартом вам будет легче осуществлять кадровый надзор и отслеживать состав сотрудников по каждому отделу.
6. Поиск новых сотрудников
Для того, чтобы начать поиск необходимого сотрудника в соответствующий отдел, руководителю отдела достаточно просто создать пустую карточку с описанием задач и профессиональных компетенций к соискателю, а далее ссылку на карточку передать кадровому специалисту.
7. Ведение подрядных организаций и фриланса
Компанию могут обслуживать не только ее собственные подразделения и сотрудники, но и внешние организации, контакты которых, также, можно включить в интерактивную схему.
К таким компаниям можно отнести, логистику, охрану, айти или, например, поддержку 1С.
8. Прохождение аудитов
Интерактивная схема компании является одним из лучших решений для прохождения аудитов разного уровня.
9. Ведение нескольких структур компании одновременно
Оргчарт дает возможность создавать и администрировать сразу несколько структур предприятия.
Официальная схема — это отображение сотрудников в рамках одного юридического лица, например, для прохождения аудита.
Неофициальная схема, является более развернутой, то есть полной, может включать в себя любое количество юр.лиц и выстраивание процесса смешенного взаимодействия сотрудников.
10. Простое управление интерактивной структурой
Интерактивный оргчарт выстроен таким образом, что требует минимального контакта администратора непосредственно с самой схемой.
Оргчарт, как правило, интегрируется с Эктив Директори вашей компании, поэтому, при добавлении нового сотрудника в компанию, он автоматически добавляется в схему, сразу в тот отдел, сотрудником которого является, система сама обновляет иерархию, без ручных корректировок.
Если использовать статичную схему, то каждый раз, при изменении количества сотрудников, схему придется «перерисовывать».
Ситуация с увольнением сотрудника выглядит похожим образом, при блокировке сотрудника в корпоративном сервере его данные пропадают из схемы.
Сотрудники могут быть включены, как в один департамент и юр.лицо, так и сразу в несколько.
Например, руководитель отдела продаж, может быть, и руководителем отдела рекламы и наша система может корректно отображать любую подобную структуру.
Безопасность данных сотрудников
Отдельно стоит рассмотреть вопрос безопасности личных данных сотрудников.
Используя любые внешние системы, не интегрированные в периметр компании, как, например, CRM по подписке, вы раскрываете информацию о сотрудниках и передаете их третьей стороне.
Ситуация с файловым ведением схемы, например, в Екселе, опасна именно утечкой файла за периметр компании (а некоторые файлы могут содержать в себе больше 1000 сотрудников).
*Общий вид схемы оргчарта от ВИМС Ком.
Оргчарт от ВИМС Ком., позволяет хранить данные внутри компании, без доступа третьих лиц и любых обслуживающих организаций.
Дополнительно